Privacyverklaring
versie 2, juli 2018


Het verwerken van persoonsgegevens
Gastouderopvang Oranje verwerkt persoonsgegevens van u als vraagouder(s) en uw kind(eren), omdat u gebruik maakt van de dienst die door Gastouderopvang Oranje wordt verleend.

Persoonsgegevens die Gastouderopvang Oranje verwerkt
~ Naam, adres, woonplaats en geboortedatum vraagouder(s) en kinderen         
~ Telefoonnummer(s) vraagouder(s)
~ E-mailadres vraagouder(s)
~ BSN (Burgerservice nummer) vraagouder(s) en kinderen
~ Naam en telefoonnummer(s) persoon/personen voor noodgevallen
~ Naam en telefoonnummer(s) huisarts, tandarts en het polisnummer van de zorgverzekering
~ Kind-volgsysteem/observatieformulier
~ Documenten en gegevens die betrekking hebben op de meldcode

 Bijzondere gegevens die Gastouderopvang Oranje verwerkt
 ~ Gegevens over de gezondheid van het kind, hieronder vallen medicijngebruik en allergieën
 ~ Gegevens over het doorlopen van het vaccinatieschema
           
Doel van het verwerken van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens (gegevens van vraagouder(s) en kinderen) worden
geregistreerd met als doel:
~  Het verwerken en bijhouden van gegevens die betrekking hebben op het welzijn,   
            de ontwikkeling, verzorging, opvang en begeleiding van het kind
~ Het onderhouden van contacten met vraagouder(s)
~ Het voeren van de administratie
~ Uitvoering geven aan de overeenkomst tussen vraagouder(s) en gastouder
~ Als Gastouderopvang Oranje hier wettelijk toe verplicht is

Bewaartermijn van de persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, of op grond van de wet vereist is.
Onderstaand schema laat zien welke bewaartermijnen van toepassing zijn vanaf het moment dat het kind Oranje verlaat en de overeenkomst wordt stopgezet.

 

Volledige naam

7 jaar

Wettelijk

BSN(s)

7 jaar

Wettelijk

De overeenkomst / contract

7 jaar

Wettelijk

Financiële transacties

7 jaar

Wettelijk

Adresgegevens

2 jaar

Aanbevolen

Geboortedatum

2 jaar

Aanbevolen

Bijzondere gegevens

2 jaar

Aanbevolen

E-mailadres

2 jaar

Aanbevolen

Telefoonnummer(s)

2 jaar

Aanbevolen

Gegevens ontwikkeling

2 jaar

Aanbevolen

Beeldmateriaal*

1 jaar

Aanbevolen

 



















*Foto’s en video’s van kinderen zijn persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hiervoor wordt een toestemmingsformulier door vraagouder(s) ingevuld en ondertekend. Het publiceren van beeldmateriaal van kinderen op sociale media is een vorm van verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent dat Oranje hier uiterst zorgvuldig mee omgaat en ook bij het delen van foto’s en video’s via Whatsapp en foto’s via sociale media de bewaartermijn in acht neemt.
Omdat Oranje geen beeldmateriaal van kinderen gebruikt op haar website, hoeft hier geen toestemming voor gevraagd te worden.

Wie heeft er toegang tot de persoonsgegevens?
~ Naast de gastouder heeft de achterwacht alléén toegang tot de namen van de kinderen die  
            er op dat moment zijn en de telefoonnummer(s) van de vraagouder(s),
            omdat er dan een noodgeval is, waardoor de gastouder zelf niet de mogelijkheid heeft
            om iemand te informeren
~ Openbaar zijn de naam, geboortedatum en eventueel een foto van het kind wat staat op de
             kalender in welke vorm dan ook, die intern worden gebruikt.
~ Openbaar is de naam op het bakje voor reservekleding etc.
  
Persoonsgegevens delen met derden
Uw gegevens worden nooit verstrekt zonder duidelijke toestemming van de vraagouder(s) aan derden, tenzij hier in het van wettelijke bepalingen reden toe is:
~ Voor de uitvoering van de overeenkomst heeft het gastouderbureau dat bemiddeld toegang
            tot alle persoonlijke gegevens
~ De opvang wordt regelmatig gecontroleerd door de GGD. Deze heeft een controlerende
            taak, bijvoorbeeld als het gaat om de leidster-kind ratio en het maximum aantal op te
            vangen kinderen. De GGD kan hierbij om de gegevens van het kind (naam en
            geboortedatum) vragen. Deze zullen wij dan ook verstrekken
~ Gegevens (geboortedatum) kunnen inzichtelijk worden gemaakt bij de
            accountant (die beroepsgeheim heeft)

 

Beveiligen van persoonsgegevens
De bescherming van uw gegevens worden serieus genomen en er zijn passende maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
~ Persoonsgegevens die opgeslagen zijn op de mobiele telefoon zijn beveiligd via beschermd
            met sterk wachtwoord
~ Email wordt verstuurd vanuit een beveiligde omgeving
~ Papieren dossiers worden afgesloten bewaard en zijn niet toegankelijk voor derden
~ USB met bestanden, beveiligd met wachtwoord, wordt afgesloten bewaard en is niet
             toegankelijk voor derden
~ Contracten, urenregistratie en toestemmingsformulieren welke online zijn terug te vinden op
            de portabase van een gastouderbureau zijn tevens beveiligd met een wachtwoord en
            gebruikersnaam
~ Informatie in de overdrachtsboekjes wordt enkel gedeeld met betreffende personen
~ Foto’s en/of video’s voor intern gebruik, delen via Whatsapp, Instagram en Facebook vindt
            enkel plaats met toestemming van de vraagouder(s)

Data lek
Indien u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met Oranje via de gegevens onderaan deze privacyverklaring.
Indien er een data lek ontstaat waarbij de persoonsgegevens mogelijk in verkeerde handen terecht zijn gekomen, zal Oranje u zo snel mogelijk op de hoogte stellen. Apparaten zullen worden geblokkeerd en wachtwoorden zullen worden aangepast.
De procedure data lek zal dan in werking treden.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Vraagouder(s) hebben altijd het recht om hun gegevens in te zien, aan te passen of te laten verwijderen, mits dit niet de wettelijke verplichtingen in de weg staat. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken over de wijze van verwerking van uw persoonsgegevens door Oranje en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat u bij Oranje een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die in het bezit zijn van Oranje naar u of een ander, of een door u genoemde organisatie, te sturen.

Contact

Gastouderopvang Oranje
Cindy Koedam-Weijman
Willem van Oranjestraat 16
4116 EL  Buren
Telefoon: +31 6 39307134
E-mail: GastouderopvangOranje@gmail.com

Klachten

Klachten over het niet juist uitvoeren van de privacyverklaring kunt u aangeven bij Oranje en daarnaast heeft u het recht om een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens of die van uw kind(eren) in te dienen bij de:
Autoriteit Persoonsgegevens via:
Postbus 93374 
2509 AJ  Den Haag
Telefoon: +31 88 1805 250.