Privacyverklaring

Het verwerken van persoonsgegevens
Gastouderopvang Oranje verwerkt persoonsgegevens van u als vraagouders en uw kinderen, omdat u gebruik maakt van de dienst die door Gastouderopvang Oranje wordt verleend.

Persoonsgegevens die Gastouderopvang Oranje verwerkt
* Naam, adres, postcode, woonplaats en geboortedatum vraagouders en kind
* Telefoonnummer vraagouders
* E-mailadres vraagouders
* Naam en telefoonnummer(s) persoon/personen voor noodgevallen
* Naam en telefoonnummer(s) van de huisarts, de tandarts en het polisnummer van de 
          zorgverzekering
* Kind-volgsysteem/observatieformulier
* Documenten en gegevens die betrekking hebben op de meldcode

Bijzondere gegevens die Gastouderopvang Oranje verwerkt
* Gegevens over de gezondheid van de kinderen, hieronder vallen medicijngebruik en 
          allergieën
* Gegevens over het doorlopen van het vaccinatieschema

Doel van het verwerken van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens (gegevens van vraagouders en kinderen) worden geregistreerd met als 
          doel:
* Het verwerken en bijhouden van gegevens die betrekking hebben op het welzijn, 
          de ontwikkeling, de verzorging, de opvang en begeleiding van de kinderen.
* Het onderhouden van contacten met de vraagouders
* Het voeren van de administratie
* Uitvoering geven aan de overeenkomst tussen de vraagouders en de gastouder
* Als Gastouderopvang Oranje hier wettelijk toe verplicht is
* Een knutsel maken voor de verjaardag van de vraagouders

Bewaartermijn van de persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, of op grond van de wet vereist is.
Onderstaand schema laat zien welke bewaartermijnen van toepassing zijn vanaf het moment dat de kinderen Gastouderopvang Oranje verlaten en de overeenkomst wordt stop gezet.
Volledige naam, 7 jaar, wettelijk
BSN(s), 7 jaar, wettelijk
De overeenkomst van opdracht (contract), 7 jaar, wettelijk
Financiële transacties, 7 jaar, wettelijk
Adresgegevens, 2 jaar, aanbevolen
Geboortedatum, 2 jaar, aanbevolen
Bijzondere gegevens, 2 jaar, aanbevolen
E-mailadres, 2 jaar, aanbevolen
Telefoonnummer(s), 2 jaar, aanbevolen
Gegevens ontwikkeling, 2 jaar, aanbevolen
Beeldmateriaal**, 1 jaar, aanbevolen
**Foto's en video's van kinderen zijn persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hiervoor wordt een toestemmingsformulier door de vraagouders ingevuld en ondertekend, 
Het publiceren van beeldmateriaal van de kinderen op sociale media is een vorm van verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent dat Gastouderopvang Oranje hier uiterst zorgvuldig mee omgaat en ook bij het delen van foto's en video's via Whatsapp en foto's via sociale media de bewaartermijn in acht neemt.
Omdat Gastouderopvang Oranje geen beeldmateriaal van kinderen gebruikt op haar website, hoeft hier geen toestemming voor gevraagd te worden.

Wie heeft er toegang tot de persoonsgegevens?
* Naast de gastouder heeft de achterwacht alléén toegang tot de namen van de kinderen die 
          er op dat moment zijn en de telefoonnummer(s) van de vraagouders en de personen                voor noodgevallen, omdat er dan een noodgeval is, waardoor de gastouder zelf niet de              mogelijkheid heeft om iemand te informeren.
* Openbaar zijn de namen, geboortedatums en eventueel een foto van de kinderen wat staat 
          op de kalender in welke vorm dan ook, die intern worden gebruikt.
* Openbaar zijn de namen van de kinderen op het mandje voor reservekleding etc..

Persoonsgegevens delen met derden
Uw gegevens worden nooit verstrekt zonder duidelijke toestemming van de vraagouders aan derden, tenzij hier in het van wettelijke bepalingen reden toe is:

* Voor de uitvoering van de overeenkomst heeft het gastouderbureau dat bemiddelt
          toegang tot alle persoonlijke gegevens.
* De opvang wordt regelmatig gecontroleerd door de GGD. Deze heeft een controlerende
          taak, bijvoorbeeld als het gaat om de leidster-kind ratio en het maximum aantal op te
          vangen kinderen. De GGD kan hierbij om de gegevens van de kinderen) naam en 
          geboortedatum) vragen. Deze zullen wij dan ook verstrekken.
* Gegevens (geboortedatum) kunnen inzichtelijk worden gemaakt bij de accountant 
          (die beroepsgeheim heeft).

Beveiligen van persoonsgegevens
De bescherming van uw gegevens worden serieus genomen en er zijn passende maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
* Persoonsgegevens die opgeslagen zijn op de mobiele telefoon zijn beveiligd via een
          beschermd en sterk wachtwoord.
* E-mail wordt verstuurd vanuit een beveiligde omgeving.
* Papieren dossiers worden afgesloten bewaard en zijn niet toegankelijk voor derden.
* USB met bestanden, beveiligd met wachtwoord, wordt afgesloten bewaard en is niet 
          toegankelijk voor derden.
*Overeenkomsten van opdracht (contracten), urenregistratie en toestemmingsformulieren 
          welke online zijn terug te vinden op de inlogpagina van een gastouderbureau zijn
          tevens beveiligd met een wachtwoord en gebruikersnaam.
* Informatie in de overdrachtsboekjes wordt enkel gedeeld met betreffende personen.
* Foto's en/of video's voor intern gebruik, delen via Whatsapp, Instagram en Facebook vindt 
          enkel plaats met toestemming van de vraagouders.

Data lek
Indien u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van
misbruik, neem dan contact op met Gastouderopvang Oranje via de gegevens onderaan deze privacyverklaring.
Indien er een data lek ontstaat waarbij de persoonsgegevens mogelijk in verkeerde handen terecht zijn gekomen, zal Gastouderopvang Oranje u zo snel mogelijk op de hoogte stellen. 
Apparaten zullen worden geblokkeerd en wachtwoorden zullen worden aangepast.
De procedure data lek zal dan in werking treden.

Gegevens inzien, aanpassen en/of verwijderen
Vraagouders hebben altijd het recht om hun gegevens in te zien, aan te passen of te laten verwijderen, mits dit niet de wettelijk verplichtingen in de weg staat. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken over de wijze van verwerking van uw persoonsgegevens door Gastouderopvang Oranje en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat u bij Gastouderopvang Oranje een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die in het bezit zijn van Gastouderopvang Oranje naar u of een ander, of een door u genoemde organisatie, te sturen.

Contact
Gastouderopvang Oranje
Cindy Koedam-Weijman
Willem van Oranjestraat 16
4116 EL  Buren
Telefoon: +31 6 39307134
E-mail: GastouderopvangOranje@gmail.com

Klachten
Klachten over het niet juist uitvoeren van de privacyverklaring kunt u aangeven bij Gastouderopvang Oranje en daarnaast heeft u het recht om een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens of die van uw kind(eren) in te dienen bij de:
Autoriteit Persoonsgegevens via:

Postbus 93374
2509 AJ  Den Haag
Telefoon: +31 88 1805250